Los Sistemas de Comunicación (Parte 2/2)

Parametros para definir tu sustema de compensación

Los Sistemas de Comunicación

En el artículo anterior, hablamos de la necesidad de tener 2 sistemas básicos: compensación y comunicación. En el mismo, desarrollamos el primer sistema. Ahora ahondemos en el segundo. 

Aquí hay 2 temas relevantes: la autoridad y el flujo de información. Necesitas que tu empresa tenga sistemas de mando definidos que permitan a todos saber su posición dentro del todo, tener conciencia de su aportación dentro de la cadena de valor y saber las direcciones y modos para comunicarse, de modo que la rueda de tu empresa pueda girar efectivamente.  

Lo primero que necesitas es una estructura clara. Recuerda que a mayor crecimiento, mayor estructura, bajo riesgo de que se caiga el edificio completo. Define cuáles son las áreas funcionales (operaciones, comercial, logística) y áreas de apoyo (recursos humanos, sistemas, mantenimiento, compras, etc). Pon en claro cuáles son las subdivisiones, puestos y actividades dentro de ellas y qué alcance tiene cada uno. En empresas crecientes, esto es muy importante, ya que la inercia del mismo crecimiento puede atropellar los lineamientos que debe llevar. Si no se atiende a tiempo, puede generar un descontento general en donde nadie sabe bien qué hace y terminarás por tener un equipo de apagafuegos dispersos y ambulantes. De este modo, es difícil que haya un sentido de propiedad. 

Especifica los enlaces de dependencia dentro de tu empresa: quién reporta a quién. Precisa si esta es una relación de autoridad o meramente informativa, es decir, si la persona a quien reportas tiene o no poder de decisión sobre tus actividades (y a qué nivel) o es sólo funcional. Ya que tengas este mapa de flujos claro, debes comunicarlo a TODOS para que esto siente un precedente sobre el modo de trabajo. 

Determina la periodicidad de la información, el contenido y forma de la misma. Cada departamento debe saber cuál es la información relevante que necesita generar, a fin de ver el estado en que se encuentra cada área, cuáles son las variables de desempeño que la afectan, para que los líderes puedan tomar decisiones acertadas. Así mismo, debes fijar tiempos en los que se debe entregar y los formatos que se han de usar (gráficas, listas, minutas, correos etc). 

Otro elemento importante y no escrito, son los focos de influencia. Este foco puede estar representado por un departamento, un grupo de personas o un individuo. Con esto me refiero a quien o quienes no tienen en sí una autoridad directa sobre alguien pero sí influyen sobre los demás, sea por su antigüedad en la empresa, por las relaciones que han construido dentro de ella, por su conocimiento amplio en un campo específico, por su carácter o carisma o un sin fin de razones. A estas personas hay que identificarlas y ver el tipo de liderazgo que ejercen sobre los demás. En caso de ser negativo y con agendas particulares, hay que tomar cartas en el asunto. Si es positivo, no queda más que construir relaciones con ellos para que sigan siendo un foco positivo dentro del equipo. 

Último y muy importante. Con quién se resuelven o escalan los problemas. Y digámoslo de una vez: si tú eres el director/propietario, no puedes ser siempre tú. Volvemos al tema de la confianza y la delegación de autoridad: contrata y capacita líderes competentes para que luego ellos hagan su trabajo. Hazle saber a tu gente los estándares de comportamiento que deben regir tu empresa y quiénes fungen como filtros de control para resolver controversias. A tu equipo le generará mucho más confianza en tí y en tu empresa el saber que tiene siempre modo de resolver dificultades y salir adelante. De otro modo, cada uno hará lo que pueda (a modo suyo) y cuando alguna situación deba subirse a alguien en quien no confía, en ese momento se lavará las manos y lo dejará al aire. 

Aquí tienes unos parámetros que ojalá te ayuden a construir mejor tu empresa. En resumen, la confianza y el liderazgo mantendrán todo a flote y rumbo al crecimiento. 

MBA. Emmanuel Valles